Recente berichten
Tags

concert-1149979_1280

4 zaken die niet mogen ontbreken op een evenement

Organiseer jij een evenement? Dan heb je waarschijnlijk al gemerkt dat er meer bij komt kijken dan alleen het regelen van een locatie en het uitnodigen van de deelnemers. Het is een tijdrovende taak die de kans op het vergeten van een belangrijk onderdeel groter maakt. Om je op weg te helpen hebben wij in dit artikel 4 zaken onder elkaar gezet die niet mogen ontbreken op een evenement.

1. Een volledig draaiboek

Het bij de hand hebben van een volledig draaiboek tijdens het evenement is een must voor zowel de organisatoren als alle andere betrokkenen binnen de organisatie. In het draaiboek zijn onder andere de contactgegevens van relevante personen, de details van de locatie, het programma van het evenement en een tijdsplanning te vinden. Zonder een draaiboek is de kans van slagen van het evenement nihil.

2. De juiste communicatie

Niet alleen de communicatie onder de organisatoren en betrokkenen is belangrijk, maar ook de communicatie naar de deelnemers van het evenement toe moet kloppen. Zo is het essentieel dat voor aanvang van het evenement, de juiste informatie wordt verspreid. Ook is het verstrekken van de juiste informatie tijdens het evenement belangrijk. Je kunt hierbij denken aan het uitdelen van programmaboekjes maar ook het aanstellen van medewerkers als aanspreekpunten. Zorg ervoor dat de deelnemers altijd bij iemand van de organisatie terecht kunnen met vragen. Hiernaast moet ook de communicatie in de vorm van marketing kloppen en de juiste boodschap verzenden.

3. Entertainment voor volwassenen én de kleintjes

Goed om te weten: deelnemers van een evenement willen iets te zien of te doen hebben. Zorg er daarom altijd voor dat er een vorm van entertainment aangeboden wordt. Je kunt hierbij denken aan een optreden, een lezing of een spel. Bij het uitkiezen van het entertainment is het goed om na te gaan of het past bij het evenement en de doelgroep. Zijn er ook kinderen aanwezig tijdens het evenement? Dan is het extra belangrijk om ervoor te zorgen dat de kinderen iets te doen hebben. Je kunt hierbij denken aan het inrichten van een filmkamer of het inhuren van een springkussen.

4. Goede catering

Hapjes en drankjes zijn onmisbaar tijdens een evenement. Dit geldt voor zowel bedrijfsfeestjes als sportevenementen. Zorg ervoor dat je het aanbod van eten en drinken aanpast aan de aard van het evenement. Ook is het goed om rekening te houden met het tijdstip van het evenement. Biedt jij heerlijke broodjes aan of heb je een tostibus ingehuurd? Dan zullen de deelnemers jouw evenement niet snel vergeten!

Geen reactie's

Geef een reactie